Jak rozliczyć w podatkowej księdze przychodów i rozchodów niedobory i nadwyżki stwierdzone na koniec roku?
Na koniec roku podatkowego, podczas sporządzania spisu z natury może zdarzyć się sytuacja, że remanent nie zgadza się ze stanem magazynowym lub z rozliczeniem ilościowym towarów handlowych zakupionych i sprzedanych w danym roku podatkowym. Różnice inwentaryzacyjne mogą mieć postać niedoborów lub nadwyżek.
Z niedoborem mamy do czynienia podczas zaistnienia sytuacji, w której stan rzeczywisty, ustalony według przeprowadzonego remanentu, jest niższy niż wynika z prowadzonej dokumentacji.
Z nadwyżką spotykamy się wtedy, gdy stan rzeczywisty, ustalony według przeprowadzonego remanentu, jest wyższy niż wynika z prowadzonej dokumentacji.
Przepisy podatkowe nie określają, w jaki sposób należy rozliczać powstałe nadwyżki i niedobory towarów handlowych. Jeśli nie są one wynikiem pomyłek w dokumentacji księgowej, powinny być rozliczane odpowiednio, jako przychody w przypadku nadwyżek oraz jako koszty uzyskania przychodu w przypadku niedoborów.
Jeśli stan magazynowy wskazuje większą ilość niż wynika to z dokumentacji i ewidencji, przyjmuje się, że towary będące nadwyżką zostały otrzymane nieodpłatnie i należy je uznać za przychód z nieodpłatnych świadczeń, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 8 Ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (z późn. zm.). Nadwyżkę wpisujemy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 8 „Pozostałe przychody” na podstawie dowodu potwierdzającego uzyskanie przychodu, np. protokołu stwierdzającego istnienie różnic remanentowych.
W przypadku niedoborów w towarach handlowych, mogą one być uznane za zawinione lub niezawinione. Wymaga to przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego przyczyny i okoliczności zaistnienia braków towarów i sporządzenia na tę okoliczność odpowiedniej dokumentacji. Jeśli niedobory nie zostały zawinione mogą być rozliczone w rozliczeniu podatkowym po stronie kosztów uzyskania przychodów. Niedobory niezawinione uznajemy za koszty podatkowe na ostatni dzień roku podatkowego, czyli na 31 grudnia i wpisujemy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki” pod datą dowodu księgowego (np. protokołu stwierdzającego istnienie różnic remanentowych).
Niezależnie od tego z jakich przyczyn powstały niedobory, ich wartość być wyksięgowana z kolumny 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu" PKPiR, poprzez dokonanie zapisu na czerwono bądź ze znakiem minus.