Kiedy wpisać do księgi podatkowej koszt dotyczący ubezpieczenia?
Ujęcie kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów uzależnione jest od wyboru jednej z metod rozliczania kosztów: uproszczonej i memoriałowej. Podatnik nie informuje urzędu skarbowego o wyborze metody rozliczania kosztów, ważne jest tylko, aby stosował ją przez cały rok podatkowy.
Ewentualnej zmiany podatnik może dokonać wraz z rozpoczęciem kolejnego roku podatkowego, pamiętając o zasadzie stosowania jej przez cały rok. Zasadniczo za dzień poniesienia kosztów u podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, uważa się dzień wystawienia faktury bądź rachunku lub innego dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia wydatku w księdze firmy. Przepis ten dotyczy zarówno metody uproszczonej, jak i memoriałowej, czym wobec tego obie metody się różnią?
Przy metodzie memoriałowej inaczej rozliczamy koszty bezpośrednio związane z przychodem, a inaczej tak zwane koszty pośrednie. Koszty bezpośrednie powinny być ujęte w roku, w którym zostały osiągnięte odpowiadające im przychody. Inaczej księgujemy koszty pośrednie. W zasadzie wydatki te zalicza się do kosztów uzyskania w dniu wystawienia faktury chyba, że koszty dotyczą przełomu roku. Dobrym przykładem jest tutaj faktura za telefon wystawiona w styczniu, która obejmuje rozmowy telefoniczne z grudnia, natomiast abonament za styczeń. Wówczas koszty z takiej faktury powinno się ująć proporcjonalnie do roku podatkowego, którego dotyczą.
Metoda uproszczona, jak sama nazwa wskazuje ma za zadanie uprościć rozliczenia. W tej metodzie nie stosuje się podziału na koszty bezpośrednie i pośrednie, a zasada główna mówi, że koszty są rozliczane w roku podatkowym, w którym zostały poniesione, bez względu na to, jakiego okresu dotyczą. Wyjątkiem są tutaj tylko zaliczki na podatek dochodowy, wynagrodzenia oraz składki ZUS. Wydatki te księgowane są w dacie ich faktycznej zapłaty.
W przypadku polisy ubezpieczeniowej odnoszącej się do dwóch lat podatkowych, przy metodzie uproszczonej możemy rozliczyć ją w dacie wystawienia polisy, natomiast przy metodzie memoriałowej – proporcjonalnie do lat podatkowych, których polisa dotyczy.